Veranstaltung: | 63. Mitgliederversammlung |
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Tagesordnungspunkt: | 8. Strukturelle Anträge |
Eingereicht durch: | StuRa der Uni Heidelberg |
Status: | Eingereicht |
Eingereicht: | 27.01.2020, 22:00 |
Str-A1: Einrichtung eines AS-internen Mailverteilers
Antragstext
Der AS darf einen internen AS-Mailverteiler mit Mailfunktion verwenden. Für ihn
gelten folgende Regeln:
Zweck und Regeln für den internen Verteiler des AS:
- Der interne AS-Verteiler gibt Mitgliedsstrukturen und Individuen die
Möglichkeit dazu, mit dem AS zu kommunizieren, ohne dass dies automatisch
verbandsöffentlich geschehen muss.
- Der interne AS-Verteiler kann als Mail-Adresse genutzt werden, um im Namen
des AS eine Mail zu versenden, sofern der Inhalt vom AS beschlossen wurde.
Einzelne Mitgliedsstrukturen des AS können Einspruch einlegen, bevor im
Namen des AS kommunziert wird.
- In spezifischen Situationen kann der AS diesen Verteiler nutzen, um intern
zu kommunizieren.
- Der AS befolgt dabei folgende Regeln:
- Jede Mail, die von AS-Mitgliedsstrukturen über den Verteiler
verschickt wird, muss eine Begründung beinhalten, warum diese nicht
über den normalen AS-Verteiler verschickt wird. - Der AS dokumentiert im Protokoll der je nächsten AS-Sitzung, wie
viele Mails und zu welchen Themen seit der letzten AS-Sitzung über
den internen Verteiler ausgetauscht wurden. Bei der MV nimmt der AS
eine Übersicht darüber in seinen Bericht auf. - Das Weiterleiten von Mails an die Verbandsöffentlichkeit, die über
den internen Verteiler verschickt wurden, muss mit der*dem
Absender*in und allen AS-Mitgliedsstrukturen besprochen werden.
Der*die Absender*in muss der Weiterleitung an die
Verbandsöffentlichkeit (z.B. den normalen AS-Verteiler) zustimmen;
die anderen AS-Mitgliedsstrukturen müssen ausreichend Zeit haben,
Widerspruch einzulegen, wenn sie Bedenken gegen die Weiterleitung
haben. - Bei einer Neuwahl des AS werden sofort sämtliche Mailadressen von
Personen, deren Mitgliedsstrukturen nicht mehr Mitglied des AS sind,
vom Verteiler entfernt. - Das Passwort des Mailaccounts wird von jedem neu gewählten AS
aktualisiert. - Die AS-Mitgliedsstrukturen stellen verantwortungsbewusst sicher,
dass nur ausgewählte Mitglieder der jeweiligen Struktur Zugriff auf
die AS-internen Mails haben.
- Jede Mail, die von AS-Mitgliedsstrukturen über den Verteiler
Begründung
[Kurze Info vorab: Wir als StuRa der Uni Heidelberg reichen diesen Antrag ein,
der im AS diskutiert und großteils so befürwortet wurde. Aus Zeitmangel bei
der AS-Sitzung konnten wir keinen beschlussfähigen Antrag erstellen und
abstimmen, weswegen wir Heidelberger*innen das Überarbeiten, Stellen und
Begründen des Antrags übernommen haben.]
Warum dieser Antrag?
Der AS hat bei der Sitzung Ende November beschlossen, einen internen AS-
Verteiler inklusive Mailadresse einzurichten. Bei der Sitzung im Januar erfuhr
der AS, dass es wohl einen Beschluss aus den 2000ern gibt, in dem rein interne
Kommunikationsstrukturen untersagt wurden. [Das wird gerade noch recherchiert.]
Daher halten wir (AS) es für erforderlich, einen Antrag dazu bei der MV
einzubringen.
Wie ist die aktuelle Situation bzgl. Kommunikationsstrukturen?
Es gibt einen AS-Verteiler, auf dem alle AS-Studischaften, weitere Strukturen,
Funktionsadressen und Individuen stehen. Vor der Einrichtung des internen
Verteilers wurde teilweise über diesen AS-Verteiler kommuniziert, teilweise
über eine Telegram-Gruppe, in der Leute aus den AS-Studischaften und der
Vorstand Mitglied sind. Manche Diskussionen wurden dort geführt, weil es aus
unterschiedlichen Gründen nicht möglich oder sinnvoll war, diese Diskussionen
über den AS-Verteiler zu führen. Dabei ging es vor allem um spontane
Kommunikation vor oder bei Sitzungen (wer kommt wann an, wann ist die Pause
vorbei etc.) und um Diskussionen, wie man auf Mails oder Anfragen reagieren
möchte.
Darüber zu diskutieren und sich auf eine Antwort zu verständigen, funktioniert
nicht wirklich bzw. völlig anders, wenn die Anfragenden und/oder diverse
weitere Personen mitlesen (können).
Seit Anfang Dezember existiert der AS-interne Verteiler und wurde für ein paar
Mails genutzt. Auf Basis dieser Nutzung haben wir bei der Sitzung im Januar
über Regeln für den Verteiler diskutiert.
Was versprechen wir uns vom internen Verteiler?
Der interne Verteiler soll sowohl dazu dienen, in Ausnahmefällen intern zu
kommunizieren, als auch dazu, dass Außenstehende den AS vertraulich erreichen
können.
So kann es z.B. erforderlich sein, sich intern abzusprechen, wer wo einen
Antwortvorschlag formuliert, was darin stehen soll, wie man reagieren soll,
sowie vertrauliche Informationen intern weiterzugeben. Außerdem können nicht-
öffentliche Protokolle (z.B. zu Personalfragen) nicht über den bisherigen
Verteiler verschickt werden; auch hierfür ist ein interner Verteiler
erforderlich.
Die AS-Strukturen auf vertraulichem Weg zu erreichen, ist derzeit nicht
möglich. Diese Möglichkeit muss gegeben sein, z.B. um der Funktion als den
Vorstand kontrollierendes Organ gerecht zu werden und sich als Individuum oder
Struktur nicht gegenüber dem gesamten AS-Verteiler in persönlichen Belangen
offenbaren zu müssen.
Wir haben den internen Verteiler z.B. verwendet, um Berichte von
Mitarbeiter*innen zu erhalten.
Um nur die AS-Mitgliedsstrukturen zu erreichen, gäbe es derzeit nur die
Möglichkeit, die Mailadressen der AS-Strukturen herauszusuchen und sie
gesammelt anzuschreiben, wenn man Mails nur an den AS schicken möchte. Das ist
sehr aufwändig und außerdem ist bei einer Struktur überhaupt nicht immer
klar, wer für den AS zuständig ist. Wenn man also irgendeine Mailadresse einer
AS-Mitgliedsstruktur verwendet, ist es alles andere als klar, ob die Mail dann
tatsächlich nur diejenigen erreicht, die die Struktur im AS vertreten, oder ob
so doch wieder deutlich mehr Menschen eine Mail erhalten, die nicht für einen
großen Personenkreis bestimmt ist.
Warum sollte die MV diesen Antrag annehmen?
Neben den oben genannten Gründen sollte man berücksichtigen, dass es immer das
Bedürfnis nach AS-interner Kommunikation geben wird und sich Mittel und Wege
dafür finden werden. Eine Telegram-Gruppe, die vermutlich nicht gegen bisherige
Regelungen verstößt, ist nicht gerade transparent, wenn es um
Meinungsaustausch geht. Trotzdem würde sie genutzt werden, wenn es den Bedarf
nach Meinungsaustausch o.ä. gibt. Der Vorteil des Antrags, und zwar
insbesondere der damit verbundenen Regeln ist, dass die MV festlegen kann, unter
welchen Bedingungen der AS einen solchen Verteiler verwenden kann. Durch die
Berichtspflicht gegenüber der MV wird zudem ein möglichst großes Maß an
Transparenz gewährleistet.